Mångmiljonbesparing eller fallgrop när myndigheter effektiviserar

Att främja en effektiv förvaltning är en central del av uppdraget för Statskontoret, som årligen analyserar statens myndigheter på regeringens vägnar.

– Bara Arbetsförmedlingen, Migrationsverket, Skatteverket och Försäkringskassan har statliga anslag på 31 miljarder per år (2021). Då förstår man att små procentuella besparingar kan ge stora pengar till staten, säger Thomas Ringbom, utredare på Statskontoret. 

Utifrån iakttagelser och slutsatser från flera regeringsuppdrag har Statskontoret i en ny rapport studerat hur statliga myndigheter kan bli mer effektiva i sin handläggning – och vad regeringen borde tänka på när de styr mot effektivisering. 

Till exempel riskerar regeringens effektiviseringskrav när det gäller ett ärendeslag innebära att effektiviteten i andra ärenden prioriteras ned.

– I vår analys av Migrationsverket konstaterade vi till exempel att långa handläggningstider i återvändandeverksamheten delvis berodde på att regeringen hade ställt krav på Migrationsverkets handläggningstider för i princip alla andra stora ärendeslag, säger Thomas Ringbom som menar att regeringen behöver vara medveten om hur de utformar sin styrning.

Det är även regeringen som är ansvarig för regler och lagstiftning, som i vissa fall kan försvåra effektivisering. 

Pensionsmyndighetens kostnader minskade 30 procent

Rapporten riktar sig annars främst till statens myndigheter, för att undvika att de fastnar i samma effektiviseringsfällor och i stället drar lärdom av varandra. Till exempel när det gäller automatisering av handläggning.

– Det blir vanligare och vanligare, och finns en stor effektiviseringspotential i det, säger Thomas Ringbom som lyfter flera exempel.

Mellan 2010 och 2018 minskade exempelvis Pensionsmyndigheten kostnaderna för administrationen av den allmänna pensionen med 30 procent, där en mer automatiserad handläggning var en viktig faktor.

– Ett annat gott exempel är hur Arbetsförmedlingen har arbetat med en delvis automatiserad kontroll av aktivitetsrapporter. Handläggaren kan i stället fokusera på andra saker, och själva kontrollen blir bättre, säger Ringbom.

Arbetsförmedlingen bedömer själva att de sparade in hela 100 årsarbetskrafter genom automatiseringen förra året, som kunde arbeta med annat.

Samtidigt finns också risker med allt mer automatiserade arbetssätt. Till exempel är det av stor vikt att inte något byggs in i systemet från början, så samma fel kan komma att upprepas i ett stort antal ärenden. Det finns också en risk att myndigheten glömmer bort hur man gör.

– Även om en myndighet automatiserar större delen av sin handläggning kommer det alltid finnas enskilda ärenden som behöver hanteras manuellt. Då måste det finnas kompetens kvar på myndigheten att hantera det.

Kvalitet är också effektivitet

I myndigheternas jakt på effektivisering är det även viktigt att inte glömma bort att en aspekt av effektivitet också är kvalitet, menar Thomas Ringbom på Statskontoret.

– Det är lätt att tro att det bara handlar om att minska kostnader och ha en hög produktivitet. Men om en effektiviseringsåtgärd innebär att man minskar kostnaden i kronor räknat, men kvaliteten sjunker – att en myndighets beslut exempelvis inte håller för överklagande i domstol – då har man inte effektiviserat, säger han.

Alla kan inte göra likadant

Statskontorets rapport om effektiv ärendehandläggning är, till skillnad från regeringsuppdragen, ett eget initiativ från myndigheten för att ge vägledning till myndigheterna. Men samtidigt som såväl goda exempel som utmaningar lyfts i rapporten, är tanken inte att alla ska göra likadant.

En myndighet med få ärenden behöver till exempel inte tjäna något på att automatisera handläggningen. 

– Men om man har stora volymer kan det vara värt att investera i it-teknik och programmering för automatisering. Varje enskild myndighet är expert på sin egen verksamhet och vad som kan effektiviseras. Men vi uppmanar alla myndigheter att ta ett samlat grepp kring frågan, titta på vår rapport och se vilka åtgärder, risker och utmaningar som kan vara relevanta, säger Thomas Ringbom.

miol@altinget.se