Digitaliseringsmyndighet saknade digitala verktyg

Myndigheten har saknat digitala verktyg för att underlätta samarbete, de som funnits har varit bristfälliga och inte förrän i januari i år lanserades Diggs intranät.

– Vi har under myndighetens första år haft ett starkt fokus på att svara mot de regeringsuppdrag Digg fått, vilket inneburit att vi tyvärr inte har kunnat prioritera viss infrastruktur även om vi tydligt sett behoven, säger Anna Eriksson, generaldirektör på Myndigheten för digital förvaltning, till Altinget,

Sedan myndigheten inrättades får fem år sedan för att samordna och stödja den offentliga förvaltningens digitalisering har Digg fått allt fler regeringsuppdrag och tredubblat sin storlek.

Men vägen har varit kantad av problem. Förra hösten lämnade anställda på myndigheten en skrivelse till regeringen där de riktade kritik mot ledningen och bland annat varnade för att Digg skulle hämma, i stället för att bidra, till digitaliseringen i Sverige.

Strax därefter fick Statskontoret i uppdrag att se över hur myndigheten fullgör sitt uppdrag.

– Digg har ändå lyckats i flera delar. Av de målgrupper som vi har intervjuat och där man har tagit del av myndighetens olika stöd och insatser så är man generellt nöjd med det stödet man fått, säger Sanna Rehn, utredare, till Altinget.

Arbetsbelastningen på myndigheten är hög, enligt analysen, men trots tidigare dystra arbetsmiljöundersökningar verkar medarbetarna som Statskontoret pratat med trivas. Samtidigt kvarstår problem med den interna styrningen. 

Dyra konsultkostnader

Det mest allvarliga problemet är enligt Sanna Rehn de brister man noterat i ledningen av verksamheten. Det handlar bland annat om hur myndigheten har svårt att prioritera bland sina uppdrag, mellan olika verksamheter och i fördelningen av resurser. De medarbetare och chefer som Statskontoret pratat med önskar att myndighetsledningen var mer beslutsför.

– Där ser vi att de brister som finns, de påverkar ju också Diggs möjligheter att leverera på sitt uppdrag och fullgöra det. Vi kan inte se att man ägnat tillräckligt med kraft åt de här frågorna, säger hon. 

Flera delar av verksamheten upplevs som ostrukturerade, och det har också försvårat Statskontorets analys av verksamheten.

–  Vi bedriver sedan 1,5 år tillbaka ett aktivt arbete med att utveckla verksamheten och förtydliga våra beslutsprocesser och arbetssätt, säger generaldirektör Anna Eriksson och understryker att myndigheten även har en ny organisation sedan tidigare i år.

Exceldiarium

Utöver digitala verktyg har det också dröjt för myndigheten att få annan grundläggande infrastruktur på plats. Fram till 2022 fördes exempelvis myndighetens diarium i Excel.

– I dag befinner vi oss i ett helt annat läge där intranät finns på plats tillsammans med digitala verktyg som ger oss bättre förutsättningar. Det är ett fortsatt pågående arbete där vi förbättrar den digitala arbetsmiljön och de verktyg som krävs för att skapa en smidig, effektiv och säker arbetsplats för medarbetarna, säger generaldirektör Anna Eriksson.

I sin rapport skriver Statskontoret även om myndighetens många anlitade konsulter och menar att det finns en risk att verksamhetens förvaltningskultur och de statliga värderingar påverkas, utöver att det är dyrt.

Sedan 2019 har myndighetens kostnader för konsulter mer än dubblats och uppgår nu till en tredjedel av verksamhetskostnaderna.

– Vi har behövt växa genom att kompetensförstärka myndigheten genom anställda när medlen varit långsiktiga och konsulter när vi inte kunnat bygga på oss mer fasta kostnader, säger Anna Eriksson.

Diggs redovisningar gör det inte heller möjligt att bedöma myndighetens resultat, konstaterar Statskontoret som även ser att redovisningen och myndighetens mål inte kopplar till det uppdrag myndigheten fått från regeringen

– Målbilden och effektmålen är mer ambitiösa än myndighetens egentliga instruktion och det är oklart hur Digg kopplar ihop dem med instruktionen. Vi ser därför att instruktionen inte har en tillräckligt framträdande plats i myndighetens styrning vilket i sin tur innebär en risk för att regeringens styrning inte får tillräckligt genomslag i den interna styrningen, säger Sanna Rehn.

Är det inte bra att ha höga ambitioner?

– Jo, men en risk är att man genomför eller planerar verksamhet som går utöver sina egentliga ramar och sin instruktion, och man ska ju hålla sig till de uppgifter som man har blivit tilldelad av regeringen. Då är det ju viktigt att instruktionen är den huvudsakliga utgångspunkten.

Det kan regeringen göra

Statskontoret uppmanar myndigheten till att bland annat minska antalet konsulter, bryta ner regeringens instruktion till mål som kan följas upp och utveckla sin samverkan med andra aktörer i förvaltningen.

Anna Eriksson säger till Altinget att hon ser positivt på Statskontorets rapport. Myndigheten kommer analysera rekommendationerna i detalj och ta med sig dem i verksamhetens utvecklingsarbete. 

– Det är bra med en objektiv granskning, säger hon.

Även regeringen uppmanas hjälpa till för att få myndigheten på rätt köl, bland annat genom en långsiktig finansieringen, anser Statskontoret och pekar exempelvis på den förvaltningsgemensamma digitala infrastrukturen som myndigheten ska etablera.

Generaldirektören håller med.

– Vi ser ett problem i att en stor del av vår verksamhet är uppdragsfinansierad. Det innebär bland annat att vi får svårt att planera långsiktigt och att bygga den organisation som krävs för att förvalta de tjänster vi skapar på uppdrag av regeringen. Det påverkar också vår möjlighet att rekrytera fast anställd personal och gör att vi istället är beroende av att anlita konsulter, säger Anna Eriksson.

 {{toplink}}

miol@altinget.se