Fler chefer och oklart ansvar när myndighet organiserar om

I slutet av februari påbörjade Upphandlingsmyndigheten den större omorganisation som Statskontoret nu rekommenderar myndigheten att slutföra så snart som möjligt. Omorganisationen har inneburit omfattande förändringar både när det gäller organisationen och medarbetarnas roller, och ska ha skapat stora oklarheter när det gäller ansvarsfördelningen.

– Det är inte konstigt att det upplevs som oklart i det här läget, säger generaldirektör Inger Ek, om den analys som Statskontoret genomfört parallellt med omorganisationen. 

I analysen beskrivs Upphandlingsmyndighetens stöd i frågor om upphandling som uppskattat och efterfrågat, myndigheten fullföljer sitt uppdrag och håller en hög kvalitet i sitt arbete.

Men omorganisationen har påverkat verksamheten negativt, anser Statskontoret, som ser en risk för att förändringarna motverkar arbetet med myndighetens höga arbetsbelastning och sjukfrånvaro. Upphandlingsmyndigheten bedöms också ha svårt att avgränsa sin verksamhet där synen på ett växande uppdrag skiljer sig från regeringens.

– Jag blir förvånad för det är inte min bild av det. Min bestämda uppfattning är att vi har en samsyn i vårt uppdrag och hur vi ska utveckla verksamheten. Sen naturligtvis måste man göra prioriteringar utifrån de givna förutsättningarna, säger Inger Ek, generaldirektör för Upphandlingsmyndigheten, till Altinget.

Tar kraft, tid och pengar

Upphandlingsmyndigheten har sedan inrättandet 2015 varit ett stöd för de offentliga upphandlingarna som uppgår till ett värde över 800 miljarder kronor per år. Redan 2017 genomfördes en stor omorganisation av myndigheten. En förbättring, menade Statskontoret då.

Men denna gång anses motiven till en omfattande förändring vara svaga.

”Statskontoret vill understryka att organisationsförändringar av de mer genomgripande slag som myndigheten hittills genomfört är mycket krävande”, skriver Statskontoret.

Omorganisationen tar tid och kraft men bedöms också vara kostsam, inte minst då många nya chefer rekryterats. Av det ökade anslag som myndigheten fick för 2022 ska närmare hälften gått till ökade personalkostnader. 

Utöver generaldirektören hade Upphandlingsmyndigheten, med 80 anställda i september, tolv chefer.

– Vi har byggt upp organisationen på att det ska vara en mer anpassad och rimlig arbetssituation både för chefer och medarbetare. Det är ambitionen. I kombination med att vi går mot en mer tillitsbaserad modell krävs också lagom stora arbetsgrupper, säger generaldirektör Inger Ek.

Planerar fler rekryteringar

Myndigheten planerar att rekrytera fler chefer framöver, vilket Statskontoret på lång sikt tror kan minska utrymmet för specialister inom sakområdena. Att fler chefer ska involveras ska redan ha medfört att ärendehanteringen tar längre tid och att medarbetare upplever en lägre grad av frihet.

– Den uppfattningen vet jag inte om jag har. Däremot har vi inte haft bemanning på alla positioner och det tror jag är en av grunderna till att saker uppfattas som trögare och mer otydligt. Sen är det klart att man behöver lära sig att det är ett lite annat samspel som ska till, både för medarbetare och chefer, säger Inger Ek.

Avrådde från stora förändringar

En central del av varför omorganisationen överhuvudtaget genomförs beskriver Statskontoret har att göra med Upphandlingsmyndighetens planer på en växande verksamhet, en bild som regeringen alltså inte delar. Men förändringarna handlar också om att komma till rätta med en hög arbetsbelastning och brister i styrningen.

Efter en genomlysning av organisationen avrådde dock en konsult myndigheten från att genomföra stora organisationsförändringar. Det skulle ta onödig energi. Ändå genomförs nu en större omorganisation.

Behövdes det?

– Ja. Vi upplevde att det var det vi behövde. Sen blev den här organisationsförändringen också lite mer genomgripande eftersom organisationen önskade och ville gå mot en mer projektorienterad organisation. Det var en gemensam riktning, säger Inger Ek.

Enligt Statskontoret råder det dock delade meningar om hur mycket medarbetarna varit inblandade och fått ge sina synpunkter. Omorganisationen uppfattas som större än väntat har och har tagit både kraft och energi, även om tanken på sikt är att förbättra myndighetens arbete. 

”Uppfattar inte brister”

Inger Ek har varit generaldirektör för Upphandlingsmyndigheten sedan 2016. Enligt Statskontoret ska omorganisationen skett på hennes initiativ. 

Vilket ansvar har du för de här bristerna som Statskontoret påpekar?

– Jag uppfattar inte att det är brister. Men det är klart att det är mitt yttersta ansvar att se till att vi har en myndighet som kan ta hand om de uppdrag vi får på ett sådant sätt att det blir effektivt och bra, och det är därför jag har satt i gång den här utvecklingen av organisationen, säger Ek.

Var det rätt beslut?

– Absolut. Vi är mitt inne i de här organisationsförändringarna, men att genomföra dem var absolut rätt. Sen gäller det att få till alla delarna i det så allt löper samman på ett smidigt sätt.

Slutför så snart som möjligt

Statskontoret rekommenderar bland annat myndigheten att undersöka hur omorganisationen påverkar myndighetens personalkostnader och komma till rätta med den höga arbetsbelastningen genom att se över myndighetens prioriteringar. Men också att så snart som möjligt slutföra omorganisationen.

– Det är naturligtvis det mest prioriterade just nu och vi tar med oss Statskontorets rekommendationer i det fortsatta arbetet. Sen visar analysen också att både målgrupper och uppdragsgivare tycker att vi gör ett bra jobb så det tar vi också med oss framåt, säger Inger Ek.

miol@altinget.se