Så kan myndigheterna hantera snabba politiska besked
Plötsliga krav på att ställa om efter nedskärningar eller andra politiska beslut utmanar myndigheterna. Nu uppmanar Statskontoret regeringen att vara beredd att förändra sin styrning och myndigheternas chefer att lugna oroade medarbetare.
Flera myndigheter står inför omställningar som kan påverka både personal och verksamhet. Regeringens ambition är att antalet myndigheter ska minska och under sitt första år har bland annat arbetet för att slå ihop myndigheter påbörjats. Det är en av anledningarna till att frågan om hur en myndighet ska ställa om är viktig, anser Jan Boström, utredare på Statskontoret.
– Det här är något som har kommit nu på senare tid, men visar på att myndigheter alltid måste vara beredda på att det kan hända saker som gör att man snabbt behöver ställa om verksamheten, säger han till Altinget.
I en ny rapport från Statskontoret delar myndigheten med sig av lärdomar utifrån tidigare omställningar, som Arbetsförmedlingens reformering med minskat anslag, Försäkringskassans ansvar för utbetalningen av elstödet förra vintern och fördubblingen av Tillväxtverkets personalstyrka under coronapandemin.
– Man skalar upp eller skalar ned verksamheten efter nya politiska inriktningar. Det är någonting som gäller för alla de omställningar vi tittar på, säger Jan Boström.
Han ser att omställningar kan vara tuffa för en myndighet.
– Det är stora utmaningar för kompetensförsörjningen, ställer höga krav på den interna kommunikationen och sen är det också det här med hur man ska kunna upprätthålla effektivitet och kvalitet under en omställning.
Anställningsstopp
Jan Boström pekar bland annat på risken för att annan verksamhet nedprioriteras under en omställning. Det kan handla om att belastningen på olika stödfunktioner ökar så att övriga medarbetare får ta över administrativa uppgifter, eller att utvecklingsprojekt avstannar.
När Arbetsförmedlingen och Migrationsverket skulle hantera neddragningar införde båda myndigheterna anställningsstopp. Ett beslut som inte alltid slutar väl.
– På Migrationsverket var det till exempel så att förvarsverksamheten behövde växa, så det kan vara så att det finns vissa delar i en myndighet som man ändå behöver behålla nivån på. Då bör man inte ta alltför generella grepp, säger Boström.
Skapar oro
Ett sätt att hantera omställningar är enligt Statskontoret att jobba fram ”agila”, lättrörliga arbetssätt. När det gäller neddragningar menar Statskontoret att cheferna i organisationerna spelar en viktig roll, och särskilt de närmast medarbetarna.
– De kan behöva extra stöd vid omställningar, för det är de som ska kommunicera ledningens uppfattning och motivera medarbetarna, säger Jan Boström som också understryker vikten av den interna kommunikationen.
Migrationsverkets anställda upplevde under neddragningarna kommunikationen som ”oenhetlig och motstridig”, skriver Statskontoret i sin rapport. Det ska ha förvärrat problemen på myndigheten med en hög omsättning av personal.
– Vid personalnedskärningar kan det också bli så att personal som inte egentligen omfattas av omställningen också väljer att sluta, om det är otydligt vad det innebär och skapar oro. Det är det som är det viktiga när det gäller den interna kommunikationen, säger Boström.
Snabba förändringar
Statskontoret har särskilt tittat på omställningar som behöver gå snabbt till följd av politiska beslut. Det ställer inte bara krav på myndigheterna, utan även på regeringen.
– Även om det går snabbt så är det viktigt att myndigheten så långt som möjligt får planeringsförutsättningar, sen kan man också tänka på om det kan finnas behov att minska den övriga belastningen på myndigheten under tiden omställningen pågår, säger Jan Boström som menar att förväntningarna på myndigheterna måste vara realistiska.
– Här är det viktigt att det är en bra dialog mellan regeringen och myndigheten, och att myndigheten så långt det går kan redovisa vilka konsekvenser en omställning får.
Är dialogen mellan myndigheterna och regeringen dålig i dag?
– Det kan vi inte uttala oss om. Däremot är det många myndigheter och myndighetshandläggare som i våra intervjuer har lyft fram aspekter som är viktiga att tänka på vid dialoger, säger Boström.
{{toplink}}
Regeringen: Staten ska dela risk för ny kärnkraft
Fritzon toppar Socialdemokraternas EU-lista – Danielsson tvåa
